00:00:00: Das bequemste Wort als Führungskraft lautet UND.

00:00:04: Wir setzen auf unsere bestehende Produktlinie und bauen gleichzeitig das Geschäft von morgen auf, wir senken die Kosten und investieren kräftig in Innovationen.

00:00:15: Wir standardisieren unsere Prozesse und werden gleichzeitig individueller!

00:00:24: Und natürlich kümmern wir uns auch noch um das Tagesgeschäft und wenn neue Themen dazukommen, so was wie KI zum Beispiel – auch wichtig.

00:00:33: Und darum machen wir es auch!

00:00:36: Das Wort UND ist wunderbar denn UND erspart Entscheidungen.

00:00:41: Wer immer UND sagt braucht niemandem Absagen kein Projekt stoppen keine Idee verwerfen.

00:00:48: wer immer UNDS sagt muss niemand enttäuschen bis es an allen Ecken und Enden kracht Denn irgendwann fordert die Realität jene Entscheidungen ein, die vorher nicht getroffen wurden.

00:01:02: Entscheiden heißt enttäuschen – Nicht entscheiden erst recht!

00:01:28: Wer dreißig strategische Prioritäten hat, hat in Wahrheit nicht dreißige Prioritäten sondern gar keine.

00:01:37: Dreißig Prioritäten das ist ein Waschzettel mit allen möglichen Themen drauf.

00:01:41: Jede einzelne für sich mag wichtig sein und natürlich hat man sich auch schon mal die Mühe gemacht diese dreißigen eine halbwegs sinnvolle Reihenfolge zu bringen aber das nützt nichts!

00:01:51: Wer dreizig strategische prioritäten hat hat eben nicht dreizig Prioritäten er hat gar keine.

00:01:58: Das gleiche gilt übrigens auch auf der persönlichen Ebene.

00:02:02: Eine übervolle Aufgabenliste, ständige Zeitnot, dauernd am Tagesende das Gefühl zu haben man hat nicht genug geschafft?

00:02:11: Da sind alles keine Symptome eines Produktivitätsproblems!

00:02:14: Das ist auch kein Problem dass sich mit einem noch so guten Taskmanager einer ausgefeilten Getting Things Done Methode oder mit eiserner Arbeitsethik lösen lässt.

00:02:25: Die Rechnung geht schlichtweg nicht auf.

00:02:28: Es stimmt schon, mit so einer endlosen Taskliste hat man ein Problem.

00:02:31: Aber eines das schon viel früher entstanden ist.

00:02:35: Nämlich zu dem Zeitpunkt wo das Wort UND gefallen ist, wo Ja gesagt wurde.

00:02:41: Denn jedes Jahr enthält auch ein unsichtbares Nein!

00:02:46: Wenn ich Ja sage – zu einem weiteren Meeting, zu einem zusätzlichen Projekt, zu einer Aufgabe und Top?

00:02:53: Dann habe ich im gleichen Augenblick Nein gesagt zu etwas anderem... In der Ökonomie gibt es dafür einen präzisen Begriff, nämlich Opportunitätskosten.

00:03:03: Die Kosten einer Entscheidung bestehen eben nicht nur im unmittelbaren Aufwand selbst sondern auch darin worauf ich dadurch verzichten muss.

00:03:12: Wenn ich eine Stunde in einem Meeting sitze kostet mich das eben nicht mehr eine Stunde.

00:03:17: die Opportunitätskosten bestehen darin was sich in dieser Stunde stattdessen hätte tun können etwas wertvolleres vielleicht etwas dass mehr Wirkung erzeugt hätte.

00:03:27: Ich kann die mir zur Verfügung stehende Zeit nicht beliebig ausdehnen, zumindest nicht dauerhaft.

00:03:33: Dieses Ja das ist sichtbar hörbar wahrnehmbar.

00:03:38: Sie haben zugestimmt.

00:03:40: Das Nein ist zunächst einmal unausgesprochen und es wird erst im Laufe der Zeit spürbar.

00:03:45: Es ist eine Spätfolge Wer immer ja sagt wer immer unsagt Der sammelt Verpflichtungen leichter ein als er sie erfüllen kann.

00:03:54: Da reden wir noch gar nicht davon, dass die meisten Zusagen eigentlich auch immer mehr kosten als ursprünglich angenommen.

00:04:00: Sie haben ja gesagt zu einem Einstunden-Meeting aber bei der eine Stunde bleibt sie in der Regel nicht.

00:04:06: Diese Zusage kostet nicht nur eine Stunde Besprechungszeit sondern zusätzlich noch Vorbereitungszeit rundherum Administration wie Terminsuche Abstimmungen usw.

00:04:18: und in aller Lebensnähe auch Followup Aufgaben.

00:04:22: Dazu kommt Es kostet zusätzlich auch mentale Kapazität.

00:04:26: Wir sind schließlich keine Maschinen, die mit einem Schalter zu Beginn des Meetings ein und nach einer Stunde wieder ausgeschaltet werden.

00:04:33: Das Meeting beschäftigt sie – auch davor und danach operativ und eben auch mental.

00:04:42: Auf der Organisationsebene sehen wir exakt das gleiche Muster.

00:04:47: Auch für einen Unternehmen, eine Abteilung oder für ein Team zieht eine Zusage Opportunitätskosten nach sich.

00:04:55: Diese Zusage bedeutet eben, dass die Organisation etwas anderes nicht tun kann.

00:05:01: und auch da gilt es fällt nicht nur für den Kern dieser Aufgabe Arbeit an sondern auch rundherum direkt operativ administrativ und indirekt in dem die Abteilung mit einer weiteren Sache um diese sich kümmern soll belastet wird das ihre Ausrichtung zerstreut wird ihre Aufmerksamkeit verteilt wird.

00:05:22: Produktivitätsstudien zeigen wieder und wieder, dass zwischen vierzig-und sechzig Prozent der Arbeitszeit auf Work About Work entfällt.

00:05:33: Auf koordinative Aufgaben Meeting Management Emails Verwaltung Atmen und ähnliche Tätigkeiten die nicht unmittelbar zur Kernleistung beitragen aber eine direkte Folge davon sind.

00:05:46: Jetzt kann man sagen, dass uns KI-Fil davon abnimmt.

00:05:49: Aber das ist eine riskante Schlussfolgerung die ich in einer der nächsten Folgen genau beleuchten werde Denn bislang hat KI nicht dazu geführt, dass wir weniger arbeiten ganz im Gegenteil.

00:06:00: Wie gesagt mehr dazu.

00:06:01: ein anderes Mal Was heute schon gemacht wird wenn die Vorhabensübersicht die Projektliste lang und übersichtlich geworden ist Wenn die meisten Einträge auf einer Liste strategisch sind und überall der Status in Progress ist, und dennoch niemals etwas fertig wird – kurz wenn zu oft Ja-und Und gesagt wurde.

00:06:22: Was wird dann gemacht um das Problems herzuwerden?

00:06:25: Na genau!

00:06:26: Dann steht da halbjährliche Priorisierungsworkshop an.

00:06:30: Da geht man ein Offsite und diskutiert lang und breit die Projekte auf der Liste.

00:06:35: Die werden dann neu priorisiert also anders sortiert.

00:06:40: Im Ergebnis hat man danach die gleiche Liste in anderer Reihenfolge oder, man hat schlauerweise drei Projekte zu einem zusammengefasst weil nämlich x y z die Zahlen ja auf das Gleiche ein und dann wirkt die Liste nachher kürzer.

00:06:56: sie ist es aber nicht.

00:06:58: Das was da gemacht wird das ist nicht priorisieren das ist nur sortieren.

00:07:03: Priorisieren heißt nicht dass Verhandene in eine neuere Einfolge bringen sondern Weglassen.

00:07:11: Der Kern von Management, das worauf Management ultimativ reduziert werden kann, das ist unter limitierten Ressourcen optimale Ergebnisse zu erzielen – limitierte Ressursen.

00:07:24: Zeit, Geld, Personal, Rohstoffe und Energie all das ist in Unternehmen niemals unbegrenzt vorhanden.

00:07:32: Das Überwinden von Knappheit ist das Kernwesen jeder Management-Tätigkeit.

00:07:38: Dazu gehören drei Stellen Hebel Allokation also Aufgaben und Ressourcen geschickt verteilen, idealerweise dorthin wo sie den höchsten Ertrag versprechen.

00:07:48: Effizienz die vorhandenen eben Knappenmittel so einsetzen dass sie optimal ausgenutzt und möglichst wenig verschwendet werden.

00:07:57: aber eben auch Priorisierung zu entscheiden welche Aufgaben oder Projekte den größten Wert stiften diese Projekty anzugehen und zwar nur diese und gleichzeitig beinhart zu den anderen Nein, zu sagen.

00:08:15: Wer Entscheider sein will muss Entscheiden.

00:08:19: Im Wort Entscheidung steckt eben das Scheiden drinnen – das Trennen, das Eine vom Anderen.

00:08:26: Entscheidan bedeutet nicht alles irgendwie unterzubringen.

00:08:30: es bedeutet eine Möglichkeit zu wählen und sich damit von anderen Möglichkeiten zu verabschieden.

00:08:38: Der Grund, warum es oft nicht gestrichen wird ist.

00:08:42: Weil Projekte Aufgaben vorhaben keine neutralen Zeilen in irgendwelchen Tools sind.

00:08:48: Hinter jedem Projekt steckt jemand Ein Vorstand der es initiiert hat ein Mitarbeiter der dafür gekämpft hat ein Team das schon Zeit und Budget investiert hat vielleicht jemand der seine Reputation damit verbunden hat.

00:09:02: Vielleicht wurde das Vorhaben grad großspurig angekündigt.

00:09:06: Wenn ich einen projekt streiche dann streiche ich deshalb nicht nur eine Zeile auf einer Liste, Ich enttäusche jemanden.

00:09:15: Aber das ist halt die beinharte Wahrheit.

00:09:18: Entscheiden heißt enttäuschen!

00:09:21: Wer die Liste nur umsortiert drückt sich zunächst und diese Entscheidung.

00:09:26: Wer hingegen sagt Das machen wir nicht.

00:09:29: Das war eine gute Idee aber die stoppen wir jetzt.

00:09:32: Wer sagt Dein Projekt ist gut alles fein.

00:09:35: Aber dass dort und das dort sind wichtiger.

00:09:39: Darum ziehe ich da jetzt den Stecker.

00:09:42: Wer das macht, der entscheidet.

00:09:45: Gute Führung bedeutet genau das zu tun, konsequent zu entscheiden was wichtig ist und was nicht.

00:09:52: Unser guten Führungsgehör daher automatisch auch dazu es auszuhalten jemanden zu enttäuschen.

00:09:58: Ich sage das ganz deutlich wer niemanden enttöschen will, wer beliebt sein will, der soll eine Vanille-Essstand aufmachen aber er soll nicht Manager werden.

00:10:10: Was allen, die nicht entscheiden können oder wollen, nicht bewusst ist – sie enttäuschen nur scheinbar niemanden wenn Sie nichts streichen.

00:10:19: Sie enttauschen sehr wohl später jede Menge Menschen!

00:10:23: Diejenigen deren Erwartungen nicht erfüllt werden konnten weil das Projekt unmöglich in Time & Budget und Target abgeschlossen werden konnte.

00:10:32: Diejenigen, die sich darauf verlassen haben… Und jetzt vor der Tatsache stehen das nicht geliefert wurde... Diejenigen, deren Arbeitslast grenzwertig wird weil immer nur draufgelegt wird.

00:10:44: Immer nur und gesagt wird.

00:10:46: Und am Ende enttäuscht man sich auch selbst wenn man den eigenen Ansprüchen nicht gerecht wird.

00:10:53: Wer nicht glas klar entscheidet was auf der Liste bleibt und was gestrichen wird wer das nicht tut sorgt dafür dass Ressourcen oft zu viele Projekte verteilt werden das auf gut österreichisch der Strudeldeck zutönen wird.

00:11:07: der sorgt dafür, dass Schlüsselpersonen permanent zwischen Themen springen müssen und auf Dauer im roten Bereich unterwegs sind.

00:11:14: Der sorgt für das Projekte wieder um Ressourcen konkurrieren, dass Milestones gerissen werden, dass die Qualität sinkt, dass kaum etwas wirklich abgeschlossen wird.

00:11:26: Wer entscheidet enttäuscht Menschen – das stimmt!

00:11:30: Aber wer nicht entscheidet, enttäuscht ebenfalls Menschen.

00:11:34: bloß später.

00:11:36: schleichender CH und Unfairer.

00:11:41: Es ist auch eine lange Liste von Vorhaben, kein Zeichen von Ambition sondern von mangelnder Klarheit, von Entscheidungsschwäche.

00:11:51: Der Blick nach vorne volle Taskliste, lange Projektliste alles auf Anschlag.

00:11:57: was können sie tun?

00:11:59: Was sollten Sie meiner Meinung nach tun?

00:12:01: drei Dinge erstens stoppen sich Themen und zwar sichtbar, hörbar, wahrnehmbar für die ganze Organisation.

00:12:10: Kein schleichender Tod dem Zweifel dazu führt das noch da und dort ein bisschen weiter dran gewürstelt wird.

00:12:17: Keinen Umsortieren kein herumlawieren kein schwammiges naja das hat jetzt ein bissel weniger Priorität sondern klar ist klar wir machen das nicht.

00:12:28: Die Entscheidung lautet Projekt gestoppt datum punktfertig.

00:12:34: Zweitens One in One-Out.

00:12:39: Jedes neue strategische Vorhaben wird nur dann umgesetzt, wenn gleichzeitig ein anderes abgeschlossen wurde oder bewusst gestrichen wurde.

00:12:49: Dadurch bekommt jedes und einen Preis – und es muss die Frage verhandelt werden –.

00:12:54: ist es uns das Wert?

00:12:56: Drauflegen und sagen, dass kann jeder!

00:12:59: Das ist wie eingangs gesagt das angenehmste das bequemste Wort für Führungskräfte.

00:13:05: Oder zu sagen also Klar darin zu sein, wir können das machen oder das.

00:13:11: Aber nicht beides!

00:13:13: Die Konsequenzen abwägen und dann die Entscheidung treffen – das ist vielleicht nicht so bequem aber wie gesagt wenn sie das nicht wollen Vanilleißverkäufer.

00:13:23: Drittens Focus Your Energy.

00:13:26: Bündeln Sie Ihre Ressourcen um die ihre Organisation.

00:13:31: Wenn Sie nur drei Dinge machen können welche drei machen Sie?

00:13:35: Die Schlüsselfrage lautet ja, wie vorhin schon gesagt nicht bloß ist es wichtig wäre es gut das zu tun.

00:13:41: Sondern zusätzlich auch haben wir die Kapazität dafür und Kapazitäten ist keine Meinung.

00:13:48: Ja sicher kann man da und dort Effizienz Tweaken und Tunen aber wenn ihre Organisation zu hundert Prozent ausgelastet ist und ein neues Projekt zwanzig Prozent der Ressourcen kosten wird dann wird sich das vermutlich mit Tweaking und Tuning nicht ausgehen.

00:14:04: Und auch ein wirklich schönes Leitdeck von Berater in der Vorstandssitzung wird nicht zwanzig Prozent hervorzaubern können.

00:14:13: Projektpriorisierung ohne realistische Kapazitätsplanung ist sinnlos.

00:14:20: Am Ende können nämlich zwei Aussagen gleichzeitig wahr sein,

00:14:23: a.)

00:14:24: Das Vorhaben ist wichtig und

00:14:26: b.)

00:14:27: Wir machen es trotzdem nicht!

00:14:31: Sie merken schon all das gilt fürs Unternehmen aber es gilt ganz genauso für's Individuum für Sie ganz persönlich.

00:14:39: Wenn die Aufgabenliste nicht enden will, der Tag aber schon.

00:14:43: wenn sich alles irgendwie nicht auszugehen scheint dann lassen sie mal alle Taskmanagement Werkzeuge beiseite.

00:14:50: nehmen sie sich stattdessen eine Stunde Zeit und beantworten sie für sich selbst drei Fragen.

00:14:56: Erstens was stoppe ich bewusst in voller Klarheit und Konsequenz?

00:15:02: Zweitens bevor ich etwas Neues hinzunehme Maß beende ich gleichzeitig.

00:15:08: Und drittens, wenn sich alle meine Vorhaben mit realistischem Zeitaufwand und Puffer in den Kalender-Eintrage nicht in die Taskgäste, in den Calender geht es sich das überhaupt noch aus?

00:15:22: Wenn Sie diese drei Punkte durchgehen stellen sie ziemlich sicher fest, Sie brauchen keinen besseren Taskmanager keine weitere Produktivitätsmethode.

00:15:31: auch Ihre Organisation braucht keinen weiteren Priorisierungs Workshop Und sie brauchen auch nicht noch mehr Disziplin, um noch mehr in den selben Tag hinein zu pressen.

00:15:41: Was Sie brauchen?

00:15:43: Entscheidungen darüber was nicht mehr stattfindet!

00:15:47: Was Sie nicht mehr machen wem Sie nein sagen und wen Sie damit enttäuschen.

00:15:53: Denn irgendwann fordert die Realität jene Entscheidung ein, die vorher nicht getroffen wurden.

00:15:59: Entscheiden heißt enttäuschen Nicht entscheiden.

00:16:03: erst recht.

00:16:09: Das war eine Folge von Blick nach vorne, dem Podcast zur Zukunft von Gesellschaft und Wirtschaft.

00:16:15: Mein Name ist Franz Kümerer und ich sage vielen Dank fürs Zuhören!

00:16:20: Alle Informationen finden Sie auf www.blicknachforne.com.

00:16:26: Abonnieren Sie diesen Podcast und seien sie auch das nächste Mal wieder dabei wenn es wieder heißt Vorne ist wo sich noch keiner auskennt.